home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ 2,000 Greater & Lesser Mysteries / 2,000 Greater and Lesser Mysteries.iso / bahi / mys00180.txt < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1994-06-10  |  6.2 KB  |  169 lines
  1.  
  2. ATTACHMENT  1
  3.  
  4.  
  5. Guidelines for Baha'i Technical Consultancy
  6. Working Groups
  7.  
  8.  
  9. 1. Introduction
  10.  
  11. Baha'i Technical Consultancy (BTC) working groups can be a excellent
  12. mechanism for the development of  informational documents, coordinating
  13. BTC projects, and drafting recommendations for Baha'i Institutions.
  14.  
  15.  
  16. 2. Formation.
  17.  
  18. Any BTC member may start a working group on a topic or service project
  19. that he/she is interested in pursuing.  The  process for starting a
  20. working group usually follows four simple steps:
  21.  
  22. First, check with the  BTC Coordinating Committee to confirm the new
  23. working group does not duplicate work already  underway in another BTC
  24. working groups or Baha'i Institutions.  If so, it may still be
  25. appropriate to create another  working group, but this question must be
  26. considered carefully.  Subdividing efforts often dilutes the available
  27. technical  expertise.
  28.  
  29. Second, find other Baha'is who would like to join the effort.  There are
  30. situations where, while the problem the working  group would tackle is
  31. interesting and worth while, there may not be enough motivated persons
  32. to make a working group  effective.  If the necessary manpower is
  33. lacking, a person interested in a particular topic might consider to
  34. sill continue  with the project.  MOST BTC project have been carried out
  35. by individuals who consult with BTC members and work  on their own.
  36.  
  37. Third, each BTC working group requires a simple charter.  The charter
  38. will define the consultation scope, working  group objectives, and mile
  39. stones for accomplishing task.  The BTC Coordinating Committee will work
  40. with  prospective working groups to draft a charter.
  41.  
  42. Finally, some projects would benefit from sponsorship from a Baha'i
  43. Institution.
  44.  
  45. 3 The Charter
  46.  
  47. The formation of a BTC working group requires an short and concise
  48. charter.  The BTC Coordinating Committee is  responsible for aiding BTC
  49. working groups to draft their charters.
  50.  
  51. This work statement should in about one page explain the general purpose
  52. of the group, delimit its technical scope,  enumerate a set of goals and
  53. milestones together with time frames for their completion, and document
  54. various  administrative points.
  55.  
  56. Each charter consists of 5 sections.  These sections include both static
  57. information about the group, the name, the  chair(s), the mailing lists,
  58. and the description.  The goals and milestones are part of the BTC
  59. tracking system, and are  designed to allow a degree of project
  60. management and support.  They change periodically to reflect the current
  61. status of  the group.
  62.  
  63. Name  A working group name should be reasonably descriptive.
  64.  
  65. Chair(s)  The working group may have one or two chair(s) to perform the
  66. administrative functions of the group.  It is  strongly suggested that
  67. these persons have Internet-accessible mail addresses.
  68.  
  69. Mailing Lists  Most of the work of a BTC working group is coordinated
  70. through Internet and/or FidoNet Echo/Netmail  conferences.  It is
  71. required that a BTC working group have a general discussion list.  A
  72. person needs to be designated  the list service postmaster, usually
  73. through the list-request alias.
  74.  
  75. Description  In 1-2 paragraphs, the focus and intent of the group should
  76. be set forth.  By reading this section alone, a  person should be able
  77. to decide whether this group is relevant to their work.
  78.  
  79. Goals and Milestones  The working group should enumerate a timetable for
  80. work.  While this often will change, it is  indispensable to potential
  81. participants to be able to identify the critical moments for input.
  82. This milestone list should  be updated periodically to reflect progress.
  83. Updated milestones should be submit to the BTC Monthly.
  84.  
  85. Goals should be trackable items.  It is strongly recommended that each
  86. document the Working Group intends to  produce be listed both with a
  87. date the first draft is expected, and the date the Working Group intends
  88. to send the  document to the BTC E-mail conferences.
  89.  
  90.  
  91. 4. Announcement of the Group
  92.  
  93. After a charter is written and approved, a copy of the charter should be
  94. sent to the BTC Monthly editor for recording  and tracking.  The BTC
  95. Coordination Committee will make an general announcement on the BTC
  96. E-mail conference  about the new working group with contact information.
  97.  
  98.  
  99. 5. Duties of the Working Group Chair(s)
  100.  
  101. The working group chair(s) should generally follow the guidance for
  102. chairing Baha'i committees.  In addition, the BTC  working group
  103. chair(s) are responsible for sending monthly updates to the BTC Monthly.
  104.  
  105.  
  106. 6. Document Authorship
  107.  
  108. The work of an BTC working group usually results in the publication of
  109. one or more BTC Documents (BTDs).  This  series of documents are the
  110. Journal Of Record for the BTC community.  A document can be written by
  111. an individual in  the working group or by the group as a whole with a
  112. designated editor.  The designated author need not be the group
  113. chair(s).
  114.  
  115.  
  116. 7. Termination of a Working Group
  117.  
  118. Working groups are typically chartered to accomplish a specific task.
  119. After that task is complete, the group will be  disbanded.  If after a
  120. period of time, it becomes evident that the group is unable to complete
  121. the work outlined in the  charter, the group in consultation with the
  122. BTC Coordinating Committee can either 1) re-charter to re-focus on a
  123. smaller task, 2) choose new chair(s), or 3) disband.
  124.  
  125.  
  126.  
  127. 8. Sample Charter
  128.  
  129.  
  130. BTC Working Group:  Baha'i K-12 and University Working Group
  131.  
  132. Chair(s): Charles Cooper and Barry Raveendran Greene
  133.  
  134. Electronic Conference:
  135.  
  136.     General Discussion:    schools@bahainvs.org
  137.  
  138.     To Subscribe:        bahai-net-consultation@bahainvs.org
  139.  
  140. In the body of the message include the line:
  141.  
  142.     subscribe Schools
  143.  
  144.  
  145.     Mail Archive:         Messages saved by WG Chairs
  146.  
  147. Description of Working Group:
  148.  
  149. The BTC K-12 and University Working Group is charted to aid and support
  150. Baha'i schools around the world gain and  utilize cost effective and
  151. reliable access to the global electronic mail meta-network.
  152.  
  153. Goals and Milestones:
  154.  
  155.     April 1993
  156.  
  157.         - E-mail Conference.
  158.         - Draft and approve Charter
  159.         - Start list of Baha'i Schools
  160.         - Prioritize Contacts.
  161.         - Create Solutions.
  162.  
  163.     May 1993
  164.  
  165.         - Consult on information gained.
  166.         - Consult on direction for new goals.
  167.  
  168.  
  169.